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Pour préparer puis débriefer les opérations sensibles, dans les commandos Marine hier, chez PEGASUS LEADERSHIP aujourd’hui, nous aimons nous retrouver dans un lieu protégé de toute présence importune… Ce lieu, au sens propre du terme, devient notre « sanctuaire ».
Dans les Forces Spéciales, nous le baptisions « le frigo ». Probablement pour souligner que la volontaire absence de confort du lieu évitait d’y passer trop de temps en discussion stérile ou en réunionite…voire d’y somnoler.
Aujourd’hui, nous l’appelons la PEGASUS WAR ROOM, les expressions guerrières ayant depuis quelques temps largement envahies le monde de l’entreprise (autre débat…).
A quoi sert le sanctuaire ?
1 – Concentrer, organiser et protéger les informations ;
2 – Élaborer le plan d’action et ses non-conformités ;
3 – Briefer et rebriefer l’équipe ;
4 – Analyser la performance post-action (le RETEX opérationnel).
Les ingrédients du sanctuaire sont immuables
- Un espace qui s’adresse à notre « cerveau droit » : on y regroupe les datas, les éléments validés ou devant être accessibles à tout le monde (par exemple le « contrat » fixé par le client, les données techniques, les contraintes, …)
- Un autre espace pour stimuler notre « cerveau gauche » : le « mur de l’imagination », celui où l’on va pouvoir poser toutes les options d’action ; même – et surtout – les plus innovantes. Avant de les « filtrer » pour s’assurer qu’elles sont adaptées au « contrat client » !
- Et puis au centre de la War Room, là où nos yeux se portent naturellement : le Tableau Action, qui décrit de façon synthétique et mémorisable les phases de l’action, les séquences, les responsables, les timings et les cas non conformes.
Ce sanctuaire, quand on en maitrise les principes, n’est en fait qu’une construction intellectuelle que l’on va rendre physique : dans la plupart des cas, il va s’agir d’une salle.
Les sanctuaires qui « marchent », quelques conseils :
- Le sanctuaire doit être idéalement un espace dédié, permanent ou réversible après chaque opération. Les préparations d’opérations pouvant s’étaler sur des longues durées, le sanctuaire sert à se « re-pluguer » instantanément sur la mission chaque fois qu’on y rentre.
- Il ne doit être utilisé ni trop (sinon il perd de sa puissance de « conditionnement »), ni trop peu (sinon on ne sait plus comment ça marche…). Avec suffisamment de symboles pour que, quand on y rentre, on sache d’emblée pourquoi on y est et quelles sont les règles qui s’y appliquent.
- C’est une salle de préparation de mission et de RETEX, ça n’est pas une salle de réunion, un PC de gestion de crise ou de conduite de l’action, sauf dans des cas particuliers : plus les outils y sont simples (tableaux blancs, tableaux préformatés), plus les acteurs sont concentrés sur ce que disent et font les autres, au lieu de regarder des écrans…
- Enfin, les « accessoires » à mettre en place dans le sanctuaire doivent permettre de ne pas perdre de temps (rien de plus pénible que de chercher des crayons qui écrivent…) et de « survivre dans le frigo » (du café et un peu de chauffage y sont…tolérés !)
« La War Room, le frigo, le sanctuaire : un moyen pour concentrer l’intelligence collective vers l’action en se préservant des présences importunes… »
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